Riscos e vantagens dos eventos ao ar livre

Eventos ao ar livre podem ser experiências lindas. Quando o tempo está quente, os pássaros cantam e o sol está brilhando, quem não teria um sorriso gigante no rosto? Mesmo quando você está vendo as fotos do evento depois, você pode sentir a atmosfera otimista saindo delas. E ao contrário da crença popular, eventos ao ar livre ainda podem ser agradáveis ​​no inverno… Desde que todos estejam vestidos adequadamente!

A preparação para um evento ao ar livre é um pouco diferente do que aqueles realizados dentro de casa. E com o processo de planejamento modificado, também existem diferentes riscos e vantagens. Se você é um novato em planejar eventos do lado de fora, não se preocupe! Vamos levá-lo através de todos os riscos e recompensas de realizar um evento do lado de fora!

As vantagens de eventos ao ar livre

Você provavelmente já viu fotos lindas de recepções de casamento em praias com areia branca e surfe azul. Mesmo em menor escala, piqueniques de festas de aniversário em jardins coloridos ou jantares de aniversário em pátios de paralelepípedos parecem experiências alegres devido, em parte, ao seu local ao ar livre! Não há dúvidas de que eventos ao ar livre podem ser alguns dos mais memoráveis ​​para os convidados. Mas para os profissionais de planejamento de casamentos e eventos, esses eventos também têm vários elementos atraentes.

Aproveite o clima e a estação

Todo mundo adora aproveitar o bom tempo, então incorporar o “ar livre” em um evento pode ser uma ótima maneira de melhorar a comemoração. Quem quer estar em um salão de banquetes abafado quando há uma brisa fresca e sol lá fora? E estamos dispostos a apostar que seus clientes e seus convidados provavelmente adoram participar de eventos ao ar livre tanto quanto você.

Mesmo nos meses mais frios, os eventos ao ar livre dão às pessoas uma desculpa para aproveitar o ar fresco e as folhas de outono coloridas. As pessoas podem fazer uma pausa em sua rotina normal para desfrutar de uma caminhada rápida no outono ou de um passeio pela floresta. As pessoas nem sempre dão tempo para si mesmas, portanto, dar a elas essas oportunidades pode fazer com que uma ocasião especial seja ainda mais especial!

Aproveite o espaço

Aproveitar o espaço que os locais ao ar livre oferecem pode ser prático e divertido. Organizar tabelas de assentos ou plantas baixas para grandes festas em ambientes fechados pode ser complicado quando se trabalha com espaços peculiares e layouts estranhos. Com eventos ao ar livre, você costuma trabalhar com uma tela em branco. Você pode planejar os assentos, mesas, pódios e áreas de mistura onde achar melhor. As crianças têm espaço para correr e brincar, e os convidados estão menos confinados a uma pequena área. Dependendo do espaço, trabalhar em uma área externa pode ser muito menos limitante logisticamente em comparação com o trabalho dentro de quatro paredes sólidas.

Aprecie o cenário natural

Espaços cênicos ao ar livre podem diminuir a quantidade de decoração de eventos necessária para fazer o espaço parecer esteticamente agradável. Um armazém de ossos nus exigiria a contratação de uma grande equipe de decoração para animá-lo. Mas uma horta rural provavelmente precisará de menos alterações por causa de sua paisagem naturalmente bela. Mas só porque um evento é realizado fora não significa que ele só pode ser temático da natureza. Você pode usar o máximo ou o mínimo de recursos que desejar.

Você pode pegar flores que já estão crescendo nas proximidades de centros de mesa ou pendurar luzes de fadas nos galhos das árvores para criar um bosque mágico. Você também pode preferir tomar a estratégia menos invasiva e fazer uso da iluminação natural abundante.

Os riscos de eventos ao ar livre

Do seu curso de planejamento de eventos e casamentos, você provavelmente aprendeu tudo sobre os fatores incontroláveis ​​que podem causar estragos em seus planos. Planejamento para possíveis complicações é uma obrigação! E mesmo que você nunca tenha desenvolvido um plano de contingência formal antes, provavelmente você teve algum tipo de plano de backup caso algo dê errado. Não importa o quanto você planeje com antecedência, você nunca pode realmente evitar todos os problemas ou complicações. Afina, você está pagando o profissional para antecipar problemas inesperados e corrigi-los o mais rápido possível, caso surjam.

Clima

Você nunca pode realmente prever a forma que o tempo vai estar, especialmente para eventos planejados com meses (ou anos) de antecedência! A possibilidade de mudanças imprevistas no clima está sempre presente durante eventos ao ar livre. Você pode encontrar algum conforto ao verificar o clima na semana anterior, mas não há garantia de que os céus ensolarados não serão subitamente ocultos por uma tempestade escura e trovejante.

Sua melhor estratégia para lidar com o clima é antecipar todos os resultados possíveis e ter um plano. Seja fornecendo todos os guarda-sóis ou tendo uma enorme tenda montada, faça sua devida diligência. O mau tempo não tem que arruinar o seu evento, mas certamente pode não ter planejado uma maneira de manter a festa, faça chuva ou faça sol.

Falha de equipamento

Você raramente organizará um evento ao ar livre que não exija algum tipo de assento e equipamento elétrico. Assegure-se de que o local tenha geradores de reserva ou carregue seus próprios cabos de extensão ou projetores nunca é uma má ideia.

Se você está preparado para planejar o tempo inesperado, também lidará com a configuração e remoção de tendas. Você terá que ter recursos materiais e mão de obra para garantir que tudo seja feito silenciosamente antes que os convidados comecem a andar pelos jardins. Essas tendas também envolvem algum risco. Estruturas que não são instaladas corretamente podem se tornar instáveis ​​ou inseguras, e sistemas elétricos podem falhar. Você deve preparar planos de contingência sobre como lidar com esses riscos se eles se tornarem realidade, especialmente quando a segurança das pessoas estiver envolvida.

O ar livre incontrolável

Existem centenas de fatores durante eventos ao ar livre que simplesmente não estão sob seu controle. Mais uma vez, há algumas coisas para as quais você pode se preparar e algumas coisas com as quais você terá que lidar à medida que surgirem. Antes do evento, pense em cada possível risco ou problema, por menor que seja, que possa surgir em seu cenário externo. Conta para coisas como insetos, queimaduras de sol, alergias, picadas ou até mesmo tropeçar. Perigos!

Não se estresse desnecessariamente sobre cada pequena situação, mas definitivamente vale a pena pensar no futuro. É algo que você ou seus convidados podem encontrar de forma viável nesse cenário ao ar livre? Poderá causar problemas se isso acontecer? Então, você deve se preparar para isso! Depois de descrever todas as possíveis complicações, será mais fácil para qualquer evento ao ar livre que você planeje seguir em frente.

Tome decisões informadas

Não deixe que o risco de complicações o impeça de organizar belos eventos ao ar livre. Mas também nunca assuma que um evento ao ar livre é garantido para acontecer sem problemas. Estar preparado significa fazer tudo o que puder para empilhar as probabilidades contra o desastre.

Quais são os riscos e vantagens mais importantes que você considera ao planejar ou realizar um evento ao ar livre? Deixe o seu comentário.

Ressaltamos que a CLC Tendas, com mais de 10 anos de experiência no ramo, está sempre atenta aos possíveis imprevistos que possam ocorrer durante um evento ao ar livre para que a sua celebração ocorra o mais normalmente possível e sem dores de cabeça!